Caffael

Cyflwyniad i'r Uned Gaffael Gorfforaethol

Mae'r Uned Gaffael Gorfforaethol yn rhan o'r Gyfarwyddiaeth Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol. Rôl yr uned yw darparu cyngor a chefnogaeth strategol i'r holl gyfarwyddiaethau yn yr awdurdod a sicrhau bod ymagwedd gyson at gaffael ar draws amrywiaeth eang o nwyddau, gwasanaethau a gwaith.

Mae'r pwyslais ar gaffael wedi cynyddu yn ystod y blynyddoedd diwethaf a gwelir hyn gan gydnabyddiaeth ac ymrwymiad clir yr Aelodau Etholedig a'r Prif Weithredwr at bwysigrwydd caffael strategol effeithiol. Mae hyn yn ymgorffori'r angen i wella gwerth am arian yn barhaus a geir am yr holl nwyddau, gwasanaethau a gwaith sy'n cael eu caffael drwy gydbwyso cost, ansawdd, cynaladwyedd a pherfformiad.

Beth yw Caffael?

"Caffael yw'r broses o gael nwyddau, gwaith a gwasanaethau sy'n cynnwys caffaeliad gan drydydd partïon a darparwyr mewnol. Mae'r broses gaffael yn para am y cylchred bywyd cyfan, o nodi anghenion i ddiwedd contract gwasanaethau neu i ddiwedd bywyd defnyddiol ased. Mae'n cynnwys arfarnu opsiynau a'r penderfyniad 'creu neu brynu' allweddol."(Strategaeth Gaffael Genedlaethol ar gyfer Llywodraeth Leol)

Yn syml, mae caffael yn ymwneud â phrynu'r nwyddau, y gwasanaethau a'r gwaith y mae eu hangen i alluogi'r cyngor i gyflwyno gwasanaethau i bobl y fwrdeistref sirol. Mae'r cyngor yn brif brynwr sy'n gwario oddeutu £180 miliwn y flwyddyn ar amrywiaeth eang o nwyddau, gwasanaethau a gwaith.

Sut rydym yn Prynu

Mae pob un o adrannau'r cyngor yn gyfrifol am gaffael y nwyddau a'r gwasanaethau y mae eu hangen arnynt. Mae'r Uned Gaffael Gorfforaethol yn helpu i reoli'r gweithgareddau hyn drwy ddarparu rôl gydlynu a chynghori ganolog.

Er enghraifft, er bod ysgolion lleol yn gwneud eu penderfyniadau caffael eu hunain fe'u hanogir i ddilyn gweithdrefnau caffael y cyngor a defnyddio'r contractau corfforaethol sydd ar waith.

Caffael ar y Cyd

Mae'r Uned Gaffael Gorfforaethol yn edrych yn fwyfwy i gyflwyno a gwella ein gwasanaethau drwy gydweithio â chyrff eraill y sector cyhoeddus. Dyma rai enghreifftiau:

 

Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (GCC)

Mae Cyngor Castell-nedd Port Talbot yn un o sefydliadau cwsmeriaid Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol Cymru a sefydlwyd i hyrwyddo prynu ar y cyd ar draws Sector Cyhoeddus Cymru.

Gwasanaethau Masnachol y Goron (GMG)

Rydym hefyd yn defnyddio ystod o drefniadau prynu cenedlaethol eraill drwy Wasanaethau Masnachol y Goron sy'n caffael ar ran Llywodraeth Ganolog a Sector Cyhoeddus ehangach y DU.

Yr hyn rydym yn ri Brynu

O ystyried natur amrywiol ein gwasanaethau, mae'r gofynion yn amrywiol, o bryniadau rhad i rai sylweddol megis deunydd ysgrifennu a chyflenwadau swyddfa, i waith cyfalaf drud a phrosiectau cymhleth eraill.

Dylai'r rhestr ganlynol o gategorïau caffael roi syniad i chi o'r mathau o gaffaeliadau y mae'r cyngor yn ymgymryd â hwy yn rheolaidd.

Rhestr o Gategorïau Caffael
Anghenion a Nwyddau Swyddfa Cyffredinol TGCh a Ffonau Symudol Rheoli Cyfleusterau
Gwasanaethau Proffesiynol Ynni a Chyfleustodau Bwyd a Diod
Priffyrdd, Adeiladau ac Adeiladu Gwasanaethau Cymdeithasol Addysgol

Ein Gweithdrefnau a'n Rheoliadau Caffael

Fel sefydliad sector cyhoeddus mae dyletswydd arnom i weithredu mewn modd agored, teg ac eglur gan ganiatáu rhyddid cyfle i'r farchnad fasnachu â ni. Cyfeirir at ein gweithdrefnau caffael fel 'Rheolau Gweithdrefnau Contractau'. Maent yn bwysig am eu bod yn helpu i:

  • Roi fframwaith cyfreithiol ac archwiliadwy i'n gweithgareddau caffael
  • Cael gwasanaethau gwerth am arian i'r cyhoedd
  • Sicrhau ein bod yn cydymffurfio â'r gyfraith sy'n rheoli gwario arian cyhoeddus
  • Amddiffyn ein staff a'n haelodau rhag beirniadaeth ormodol neu honiadau o gamwedd.

Dyma grynodeb o'n prif weithdrefnau caffael:

  • I brynu pethau dan £5,000, rhaid cael o leiaf un dyfynbris (oni bai y caiff ei brynu drwy un o'n contractau corfforaethol).
  • I brynu pethau rhwng £5,000 a £50,000 mae'n rhaid cael o leiaf dri dyfynbris/tendr ysgrifenedig.
  • I brynu pethau dros £50,000, rhaid cael o leiaf dri thendr ysgrifenedig gan ddefnyddio dogfen gwahoddiad ffurfiol i dendro.

Mae gennym hefyd ofyniad cyfreithiol i gydymffurfio â Chyfarwyddebau Caffael yr UE. Gorfodir y rhain yng nghyfraith y DU drwy Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015. Mae hyn yn rheoli'r ffordd y mae'n rhaid cynnal proses gaffael y sector cyhoeddus ar gyfer contractau dros rai trothwyon penodol.

Adolygir y trothwyon bob dwy flynedd. O fis Ionawr 2015 roedd y trothwyon hyn yn £172,514 ar gyfer nwyddau a gwasanaethau, a £4,322,012 ar gyfer contractau gwaith.

Mae'r rheoliadau'n seiliedig ar yr egwyddorion canlynol:

  • Rhaid hysbysebu contractau sy'n fwy na'r trothwyon yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) fel y gall yr holl bartïon sydd â diddordeb mewn aelod-wladwriaethau gael cyfle cyfartal i gyflwyno tendrau.
  • Rhaid i bob ymholiad dderbyn triniaeth gyfartal er mwyn dileu gwahaniaethu ar sail cenedligrwydd y contractwr neu darddiad y nwyddau, y gwasanaethau neu'r gwaith; a
  • Rhaid i holl weithdrefnau dewis, tendro a dyfarnu cyflenwyr gynnwys defnyddio meini prawf clir a gwrthrychol.