Hysbysiad Prosesu Teg

Hysbysiad Prosesu Teg

Beth yw Data Personol?

Data Personol Sylfaenol

Dan Ddeddf Diogelu Data 1998, diffinnir data personol fel data sy'n ymwneud ag unigolyn byw y gellir ei adnabod:

  1. o'r data, neu
  2. o'r data a gwybodaeth arall sydd gan reolwr y data, neu y mae'n debygol o ddod i'w law,

ac mae'n cynnwys mynegi unrhyw farn am yr unigolyn, a nodi unrhyw fwriad gan reolwr y data neu unrhyw un arall o ran yr unigolyn.

Bydd data personol felly'n cynnwys manylion sylfaenol megis enw, cyfeiriad, rhif ffôn a dyddiad geni.

Data Personol Sensitif

Mae'r Ddeddf yn dosbarthu data penodol fel 'data personol sensitif', er enghraifft:

  • Hiliol neu darddiad ethnig
  • Credoau crefyddol neu eraill o natur debyg
  • Corfforol neu iechyd meddwl neu gyflwr
  • Bywyd rhywiol
  • Troseddau (gan gynnwys troseddau honedig)

Lle rydym yn gofyn i chi am ddata personol sensitif, byddwn bob amser yn dweud wrthych pam a sut caiff yr wybodaeth ei defnyddio.

Mae Deddf Diogelu Data 1998 ar gael i'w gweld yma.

Pam mae Angen i'r Cyngor Gasglu a Chadw Data Personol?

Ar gyfer rhai o'n gwasanaethau, mae angen i ni gasglu data personol fel y gallwn gysylltu neu ddarparu'r gwasanaeth. Er enghraifft, ni fyddwn yn dod i'ch tŷ os nad ydym yn gwybod eich cyfeiriad. Rydym bob amser yn ceisio sicrhau bod yr wybodaeth rydym yn ei chasglu'n gywir ac nid yw'n amharu ar eich preifatrwydd.

Efallai y byddwn yn trosglwyddo'ch data personol i'r bobl sy'n darparu'r gwasanaeth. Mae'r darparwyr hyn yn gorfod cadw'ch manylion yn ddiogel a'u defnyddio i ddiwallu'ch cais yn unig.

Sut mae'r Cyngor yn Defnyddio'ch Gwybodaeth

Bydd y cyngor yn prosesu (hynny yw casglu, cadw a defnyddio) yr wybodaeth a roddir gennych mewn modd sy'n cyd-fynd â'r Ddeddf Diogelu Data. Gwnawn bob ymdrech i gadw'ch gwybodaeth yn gywir ac yn ddiweddar a pheidio â'i chadw'n hwy nag y mae ei hangen. Mewn rhai achosion, mae'r gyfraith yn pennu'r hyd amser mae'n rhaid cadw gwybodaeth amdano, ond yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y cyngor yn defnyddio'i ddisgresiwn i sicrhau nad ydym yn cadw cofnodion y tu hwnt i ofynion busnes arferol - h.y. darparu gwasanaeth i chi.

Nid bod yn fusneslyd yw ein nod ac ni ofynnwn gwestiynau amherthnasol neu ddiangen. Ymhellach, bydd yr wybodaeth a roddir gennych yn destun mesurau a gweithdrefnau llym i sicrhau na fydd neb na ddylai ei gweld yn gallu ei gweld, ei chyrchu ac ni chaiff ei datgelu iddo.

Defnyddio'ch Data Personol

Byddwn yn defnyddio'r wybodaeth a roddir gennych at y dibenion canlynol:

  • Swyddogaethau rheoleiddio, trwyddedu a gorfodi, lle mae'r cyngor yn gorfod ymgymryd â'r rhain.
  • Pob gweithrediad ariannol i'r cyngor a chanddo, gan gynnwys taliadau, grantiau a budd-daliadau. Lle mae arian yn ddyledus, mae'r cyngor yn cadw'r hawl i ddefnyddio'r holl wybodaeth sydd ar gael i ddiogelu arian cyhoeddus.
  • Lle rydych wedi cytuno at ddiben ymgynghori, hysbysu a mesur eich barn am ein cynnyrch a'n gwasanaethau.
  • Er mwyn sicrhau bod y cyngor yn bodloni ei rwymedigaethau statudol, gan gynnwys y rhai sy'n ymwneud ag amrywiaeth a chyfle cyfartal.

Gwasanaethau Cydgysylltiedig - Rhannu Manylion Sylfaenol ar draws Gwasanaethau'r Cyngor

Mae'r cyngor am ddarparu gwasanaethau priodol, amserol ac effeithiol - mae'n bwysig i ni ein bod yn cydlynu'r hyn rydym yn ei wneud i chi'n iawn. Er mwyn gwneud hyn, mae'n rhaid i ni sicrhau y cedwir gwybodaeth mewn ffordd sydd mor effeithiol â phosib. Mae hyn yn golygu, er enghraifft, y bydd y system yn rhoi gwybod am unrhyw newid cyfeiriad i gynifer o wasanaethau ag y bo modd fel nad oes rhaid i chi ei ailadrodd bob tro i chi ffonio'r cyngor.

Mae gennych yr hawl bob amser i ymeithrio rhag hyn neu unrhyw fenter rhannu data arall - trwy beidio â rhoi'r wybodaeth. Ond cofiwch, ni ddefnyddiwn eich gwybodaeth at ddibenion marchnata trydydd parti, na'i throsglwyddo i drydydd partïon, ac eithrio'r rhai sy'n prosesu gwybodaeth ar ein rhan neu oherwydd gofyn cyfreithiol.

Gwasanaethau Cydgysylltiedig – Rhannu â Sefydliadau Partner

Lle gofynnir i'r cyngor rannu'ch gwybodaeth bersonol neu sensitif â sefydliadau partner, bydd y cyngor yn sicrhau bod digon o reswm iddo wneud hynny. Weithiau, gall rhannu gwybodaeth bersonol fod at ddibenion megis atal gweithgarwch troseddol a thwyll. Caniateir rhannu gwybodaeth yn yr achosion hyn dan y Ddeddf Diogelu Data.

Os hoffech wybod mwy am Ddiogelu Data a'ch hawliau dan Ddeddf Diogelu Data, mae gwybodaeth addysgiadol i'w gweld ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth – www.ico.org.uk